“Tata kelola baru di mana digital platform menjadi fondasi utama agar bisnis proses kita yang tadinya berbelit, manual, lambat ini diubah menjadi sangat trengginas,” ujar Darmawan.
Darmawan menjelaskan, melalui penerapan manajemen arsip digital dalam empat tahun terakhir, PLN berhasil meningkatkan persentase sertifikat kepemilikan lahan dari 28% menjadi mendekati 80%. Transformasi ini juga menjadi solusi atas masalah kerusakan arsip akibat kondisi lingkungan yang tidak mendukung.
“Salah satu terobosan besar dalam transformasi ini adalah membangun platform digital yang mencakup seluruh unit di PLN. Ini tidak hanya sekadar pengembangan perangkat lunak, tetapi juga mencakup perubahan proses bisnis, tata kelola, dan keterampilan teknis. Setiap dokumen penting kini otomatis didigitalisasi dan disimpan dalam sistem terintegrasi,” jelas Darmawan.
Executive Vice President General Affairs and Property Assets PLN, Arsyadany G. Akmalaputri menjelaskan, perseroan telah merumuskan strategi jangka panjang dan peta jalan lima tahun ke depan untuk manajemen arsip. Gerakan Tertib Arsip merupakan simbol komitmen PLN dalam membangun tata kelola arsip yang modern dan profesional.
PLN juga meluncurkan aplikasi New E-Arsip yang didukung oleh teknologi canggih berbasis artificial intelligence (AI) dan optical character recognition (OCR) untuk mengotomatiskan proses pengelolaan dokumen. Selain itu, PLN telah menerapkan digital signature yang sudah digunakan di tingkat Board of Directors (BOD)-1 dan BOD-2, terintegrasi dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
“Transformasi ini tidak hanya mengubah cara kami bekerja, tetapi juga memberikan manfaat nyata, seperti peningkatan produktivitas hingga 30% melalui otomasi administratif dan penyelarasan proses bisnis. Waktu pemrosesan dan tinjauan dokumen juga berkurang hingga 80%,” tutur Arsyadany.
Ia juga menyampaikan bahwa transformasi ini meningkatkan akurasi dan konsistensi dokumen hingga 50%, serta mengurangi biaya penyimpanan sebesar 80%. PLN menargetkan pengurangan ruang arsip hingga 20%, dengan potensi penghematan Rp3,65 miliar dan potensi penciptaan nilai lebih dari Rp180 miliar dalam lima tahun ke depan.
“Strategi besar penerapan sistem ini akan dilaksanakan secara bertahap, dan pada tahun 2027, kami menargetkan penyempurnaan serta integrasi penuh E-Arsip di seluruh grup PLN. Kami berkomitmen untuk terus beradaptasi dan berinovasi, tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga untuk menghadapi tantangan masa depan,” tutup Arsyadany.(*)
