Bimbingan Teknis (Bimtek) adalah untuk Peningkatan Wawasan dan Kapasitas Kearsipan bagi Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kembali di gelar Pemko Solok, Senin (21/3). Kali ini Bimtek mengusung tema “Kita Sukseskan Pengawasan Kearsipan untuk Mewujudkan Good Governance di Kota Solok”.
Wali Kota Solok Zul Elfian langsung membuka kegiatan terebut,dengan melibatkan narasumber yang dihadirkan dari Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional Republik Indonesia Drs Azmi MSi. Wali Kota Solok Zul Elfian memberikan apresiasi yang setinggi-tingginya atas terselenggaranya kegiatan Bbimtek ini. Sehingga ke depan mewujudkan peningkatan wawasan dan pengetahuan soal kearsipan.
“Semoga bimbingan teknis kearsipan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar serta hasilnya akan bermanfaat bagi kita semuanya terutama dalam upaya kita meningkatkan mutu dan kualitas perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Solok dalam hal pengelolaan arsip,” harap Zul Elfian.
Kearsipan merupakan salah satu urusan wajib dalam penyelenggaraan pemerintahan di negara. Sebagai urusan wajib tentunya setiap perangkat daerah, yang menyelenggarakan urusan pemerintahan, wajib melaksanakan dan menjalankan urusan kearsipan ini.
Oleh sebab itu lanjutnya mau tidak mau setiap daerah yang setiap hari membuat dan menghasilkan administrasi persuratan wajib memahami bagaimana pengelolaan sebuah arsip. “Berdasarkan kondisi yang kita lihat dan saksikan sekarang ini, arsip masih dianggap sebagai sesuatu yang kurang penting, kurang diminati dan bahkan banyak kita yang tidak peduli. Arsip merupakan simpul pemersatu bangsa, roh sebuah organisasi dan bukti otentik dari sebuah rekaman kegiatan yang tidak terbantahkan,” ujar Zul Elfian.
Dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan inovatif, lanjutnya dapat dilakukan salah satunya melalui pengelolaan kearsipan. Wali Kota juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik harus melibatkan kepedulian pimpinan OPD, tidak sekedar menjadi beban pengelola arsip.
“Guna mendukung nilai Pengawasan Kearsipan Kota Solok di tingkat Provinsi Sumatera Barat dan Nasional, Kami mengajak setiap OPD untuk melaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik dan memfasilitasi sarana dan prasarana pendukung pengelolaan arsip,” ungkap Zul Elfian.
Pemerintah Kota Solok mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan kearsipan ini, mulai dari pembinaan arsip, bimbingan teknis, pengembangan pengelolaan arsip berbasis elektronik, rencana pengawasan kearsipan sampai menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan terkait kearsipan.
Di antaranya Peraturan Walikota (Perwako) Solok No.100 /2017 tentang Tata kearsipan Kota Solok dan Peraturan Walikota (Perwako) Solok No.43/2020 tentang Jadwal Retensi Arsip yakni daftar yang berisi jenis dan berapa lama umur arsip disimpan.
Dalam hal pembinaan pengelolaan arsip telah dilaksanakan secara bertahap baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada tahun lalu telah selesai pula disusun tambahan urusan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SKKAAD, maka dari itu Pemko Solok sudah memenuhi 4 pilar kearsipan yang menjadi landasan penyelenggaraan kearsipan.
“Yaitu,Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem keamanan akses arsip (SKKAAD),” kata Zul Elfian.
Dengan telah terpenuhinya 4 pilar kearsipan ini, Pemko Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bersama Inspektorat sudah bisa melaksanakan program kearsipan nasional yaitu Pengawasan/ Audit Kearsipan Internal bagi OPD di lingkungan Pemerintah Kota Solok.
Pengawasan kearsipan dilaksanakan untuk mengukur kepatuhan dan kepemahaman pelaksanaan kearsipan di seluruh perangkat daerah. Dengan adanya pengawasan akan menumbuhkan kesadaran dan rasa tanggungjawab terhadap pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
“Kami berharap kegiatan Bimbingan teknis kearsipan ini dapat membangun kesadaran akan pentingnya arsip sebagai nilai informasi, sehingga tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dapat terwujud melalui tata kelola arsip yang baik pula,” jelas Zul Elfian.
Sebelumnya, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman, S.Pd, MM, dalam laporannya menyebutkan, tujuan dari kegiatan ini untuk mempersiapkan kearsipan yang baik, meningkatkan wawasan dan pengetahuan teknis di setiap perangkat daerah serta mewujudkan kesadaran dan komitmen tentang pentingnya kearsipan, “Diharapkan kepada setiap OPD dapat mempersiapan pengelolaan arsip yang baik kedepannya,” ucap Wadirman. (vko)
