BUKITTINGGI, METRO–Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi komuniaksi dan informasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Untuk mecegah terjadinya kehilangan dan kerusakan terhadap keberadaan arsip dinamis dan arsip statis, termasuk di dalamnya arsip yang dimiliki dan dikelola oleh lembaga kemasyarakatan maupun perorangan, diperlukan upaya strategis berupa perlindungan dan penyelamatan arsip tersebut.
Berangkat dari hal tersebut di atas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemerintah Kota Bukittinggi menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyelamatan Arsip Lembaga Kemasyarakatan dan Perorangan selama 2 (dua) hari, yaitu tanggal 25 – 26 Oktober 2021 di Aula Kantor Kecamatan Mandiangin Koto Selayan.
Kepada awak media, Johnni, selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bukittinggi menyampaikan bahwa ; “Kami bersyukur kepada Allah Swt karena dapat mewujudkan rencana krusial dan sangat penting yang sudah sejak lama dicita-citakan. Dan secara khusus, kami menyampaikan ucapan terimakasih kepada Bapak Ibnu Asis yang telah menggagas terlaksananya kegiatan Bimtek ini melalui usulan pokok-pokok pikiran beliau sebagai anggota DPRD Kota Bukittinggi”.
Kegiatan Bimtek ini diikuti oleh sebanyak 100 orang utusan dari Lembaga Kemasyarakatan Kelurahan yang khususnya berada di Kecamatan Mandiangin Koto Selayan; seperti RT/RW, Karang Taruna, PKK, LPM, Kerapatan Adat Nagari dan Bundo Kanduang. Melalui kegiatan Bimtek ini diharapkan masyarakat semakin memahami filosofi dan hakikat tentang kearsipan, baik yang dimiliki atau dikelola oleh organisasi kemasyarakatan maupun yang dimiliki oleh perorangan.
Di samping itu, dengan Bimtek ini semoga akan semakin tumbuh dan berkembangnya kesadaran masyarakat akan pentingnya melakukan upaya perlindungan dan penyelamatan arsip.
Bertindak sebagai narasumber pada Bimtek tersebut diantaranya adalah ; Ibu Sutiasni, selaku arsiparis madya dari Lembaga Arsip Nasional Republik Idonesia dan Bapak Romy Zulfi Yandra selaku arsiparis madya dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat serta anggota Komisi II DPRD Kota Bukittinggi.
Dalam Bimtek tersebut, turut diperkenalkan pula, teknologi tepat guna, sederhana dan praktis terkait perlindungan dan penyelamatan arsip statis dan vital yang dimiliki oleh Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan, yang dinamakan enkapsulasi. Secara spesifik, enkapsulasi dapat dimaknai sebagai plastik khusus tidak kedap udara, yang dirancang untuk pembungkus atau pembalut dokumen-dokumen penting dan berharga milik organisasi atau perorangan, seperti layaknya cangkang kapsul sebagai tempat wadah atau pelindung obat-obatan.
Bundo Syafnimar, salah seorang peserta Bimtek mengakui bahwa dirinya merasakan manfaat yang sangat besar dan luar biasa serta bertambahnya wawasan dan keterampilan terkait Kerarsipan setelah mendengar pemaparan dan diskusi dengan para narasumber yang sangat berpengalaman dan penuh dedikasi. Beliau berharap, semoga dirinya dapat pula mencotohkan dan mengajarkan tata cara perlindungan dan penyelamatan arsip ini, minimal terkait dokumen-dokumen penting di dalam keluarga dan organisasi yang beliau geluti beserta anggotanya masing-masing.
Pada bagian lain, Ibnu Asis menyampaikan apresiasi dan penghargaan yang tulus atas antusiasme dan semangat belajar yang tinggi dari para peserta Bimtek yang merupakan fungsionaris dan aktivis organisasi kemasyarakatan di tingkat Kelurahan itu. Dirinya berharap, semoga Bimtek serupa dapat pula dilaksanakan untuk tahun mendatang. Agar terwujud dan terbentuk masyarakat sadar arsip di kota Bukittinggi yang menjadi catatan sejarah gemilang harapanya.(pry)
