ARSIP Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengimbau pemerintah daerah untuk merancang program dalam menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Hal tersebut disampaikan Koordinator Reproduksi dan Digitalisasi Arsip pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Sapto Putro Edi Nugroho dalam diskusi online dengan tema Digitalisasi Arsip Statis, yang diikuti juga oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok Wadirman beserta jajaran yang bertempat di studio mini DPK Kota Solok, kemarin.
Disampaikan Sapto Putro Edi Nugroho, bahwa pelaksanaan diskusi online digitalisasi arsip statis ini bertujuan menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Kemudian, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Lebih lanjut Sapto mengungkapkan, tujuan dari alih media atau digitalisasi arsip yaitu agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui sistem komputer (online, offline, kapanpun dan dimanapun). Sehingga dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi dan arsip dapat dipelihara dan dijaga di lokal repositori atau cloud storage.
Menurutnya, teknis digitalisasi harus ditetapkan dan disahkan dalam bentuk peraturan pimpinan lembaga atau kantor sebelum pelaksanaan digitalisasi dimulai. Alur kerja proses digitalisasi harus ditetapkan sebaik-baiknya sesuai dengan standar dan melibatkan banyak orang dengan berbagai profesi dan skill. “Standar digitalisasi diperlukan untuk pengamanan, agar berkualitas tinggi, tersimpan dan tertata dengan baik sebagai dasar atau pondasi untuk aktifitas alih media dan digitalisasi meliputi semua proses kerjanya,” jelas Sapto Putro.
Ia mengungkapkan, bahwa spesifikasi teknis digitalisasi harus diketahui oleh semua operator sebelum melaksanakan kegiatan digitalisasi arsip. Pengetahuan yang mendalam tentang spesifikasi digitalisasi membuat setiap operator dapat menyelesaikan setiap masalah yang terjadi selama proses digitalisasi berlangsung dan menggunakan aturan yang sudah terstandar akan menghasilkan citra hasil digitalisasi yang konsisten. “Digitalisasi arsip harus mengutamakan autentifikasi atau keaslian arsip, agar digitalisasi arsip bisa terlaksana harus adanya sarana dan prasarana yang memadai serta SDM yang handal dan profesional,” ungkap Sapto Putro.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Kota Solok, Wadirman menyebut, untuk langkah awal dalam digitalisasi arsip, pihaknya baru-baru ini sudah melakukan kerjasama dengan Fakultas Ilmu Kebudayaan dan Humaniora Unand, dan juga telah menyerahkan naskah kuno Surau Latiah untuk di digitalisasi.
Menurut Wadirman, banyak hasil budaya para leluhur seperti manuskrip atau naskah yang kurang terawat dengan baik karena dilakukan ala kadarnya tanpa teknik yang tepat dan mengkibatkan usia naskah kuno tidak panjang seperti dimakan rengat, bahkan sebagian menjadi lapuk termakan usia. “Pendigitalisasian naskah kuno ini kia bekerja sama dengan fakultas Ilmu Budaya dan Humaniora Unand, agar sejarah kota Solok khususnya tentang surau latiah ini tetap terjaga,” kata Sapto Putro.
Lalu, di era digital seperti saat ini, selain tantangan juga bisa diambil keuntungan karena masa lalu tidak untuk dilupakan atau ditenggelamkan. Sekarang yang perlu dilakukan adalah bagaimana caranya kebaikan dari masa lalu itu bisa diteruskan untuk hari ini dan masa yang akan datang.
Tak hanya itu, pihaknya saat ini juga sudah mendorong khusus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk melakukan digitalisasi arsip, dan saat ini masih dalam tahap pembekalan, dan nanti akan diterapkan di seluruh instansi, agar kemurnian dan keselamatan arsip bisa terjamin. “Arsip sangat perlu sekali untuk kita selamatkan karena banyak nilai-nilai yang terdapat di dalamnya, serta juga menjadi landasan bagi kita dalam bekerja di masa yang akan datang,” kata Sapto Putro. (vko)
