SOLOK, METRO
Bupati Solok, Gusmal menilai pengelolaan Kearsipan di SKPD (satuan kerja perangkat daerah) belum berjalan optimal sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh ANRI. Di mana arsip yang dikelola di masing-masing SKPD belum terkelola dengan baik dan tidak mempedomani Peraturan Bupati (Perbup) No. 22 Tahun 2010 tentang Naskah Dinas dan Alur surat. Tak hanya itu, penyimpanan arsip juga belum sesuai dengan peraturan Bupati No. 44 Tahun 2017 tentang penyelenggaraan Kearsipan, serta menyerahkan arsip statis yang sesuai dengan Peraturan Bupati No. 36 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan masih banyak yang belum diserahkan oleh SKPD.
Seharusnya, tidak hanya arsip statis, arsip dinamis harus dikelola dengan baik, ini sesuai Surat Edaran Menpan RB No.01 tahun 2020 tentang penyelamatan dan pelestarian Arsip Negara/Daerah periode 2014-2019. Dalam upaya penyelamatan dan pelestarian arsip Negara/Daerah sebagai bahan pelestarian memori kolektif bangsa, seluruh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN/BUMD perlu melaksanakan kewajiban pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana diatur dalam pasal 57 dan 58 Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan. “Arsip sebagai hasil kegiatan instansi pusat dan pemerintah Daerahperlu di data, diselamatkan dan dilestarikan,” ujar Gusmal.
Dijelaskan Gusmal, dari hasil Audit Internal yang dilakukan terhadap SKPD Tahun 2019 sangat memprihatinkan dimana nilai paling baik itu ternyata “Buruk”, ini disebabkan karena kurangnya sarana dan prasarana arsip dan tidak adanya petugas pengelola arsip yang tetap. “Untuk itu, saya instruksikan kepada saudara kepala SKPD agar menganggarkan dalam anggaran Perubahan Tahun 2020, antara lain sarana prasarana kearsipan, insentif petugas pengelola kearsipan di SKPD, dan menetapkan Petugas Pengelola Kearsipan (khusus sebagai pengelola arsiptidak diberi tugas lain sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan secara komprehensif),” tambahnya.
Dalam upaya menyelamatkan arsip Kabupaten Solok, Gusmal meminta, semua SKPD menyerahkan arsip statisnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip masing-masing, hal ini sangat penting dilakukan dalam rangka melestarikan arsip sebagai bukti sejarah dan sebagai alat bukti yang sah, Pemerintah Daerah dalam melaksanakan Pembangunan dan penyelenggaraan Pemerintahan.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Solok, Nofiarman mengatakan, penelusuran dan penyelamatan arsip statis berdasarkan Peraturan Bupati Solok No. 36/2018 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif sebanyak 20 SKPD ( 15 Badan dinas kantor dan 5 Kecamatan) ternyata masih jauh dari yang diharapkan
Berdasarkan Perbup Solok No. 45 Tahun 2019 tentang pedoman penyusutan arsip di lingkungan pemerintah Kabupaten Solok, dengan hasil yakni daftar arsip usul musnah sebanyak 319 jenis arsip, dengan jumlah 1.811 eksemplar yang akan dilakukan pemusnahannya dalam waktu dekat ini. Daftar arsip permanen yang ditemukan dari hasil penilaian unsur keuangan pada Sekretariat Daerah sebanyak 503 jenis. (vko)
