PARIAMAN, METRO – Pemerintah Kota Pariaman melalui Bagian Kearsipan dan Perpustakaan Setdako Pariaman menggelar Rapat Koordinasi Pendataan dan Penataan Arsip di Ruang Rapat Walikota Pariaman. Asisten II Setdako Bidang Perekonomian Kota Pariaman, Sumiramis mengatakan penyelenggaraan fungsi kearsipan sangat penting dalam melaksanakan program pembangunan Pemko Pariaman.
“Untuk mengoptimalkan fungsi-fungsi kearsipan, bahwasanya tugas kearsipan akan lebih banyak diaplikasikan melalui sistem komputerisasi berbasis Information and Comunication Technology (ICT),” katanya.
Ia juga menyebutkan tugas-tugas kearsipan tidak lagi dipenuhi dengan tumpukan kertas secara berlebihan, tetapi dapat diselenggarakan lebih mudah sekaligus efektif dan efisien.
“Dalam penyelenggaraan kearsipan, terutama pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Semua itu merupakan tanggung jawab OPD sebagai pencipta arsip,” ungkapnya.
Jelasnya lagi, bagi OPD pencipta arsip melaksanakan penyusutan arsip melalui pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi, memindahkan arsip dari central file ke record center dan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan (Bagian Kearsipan dan Perpustakaan).
“Setiap OPD pencipta arsip dapat memahami penyelamatan arsip serta memahami penyelamatan arsip yang dapat dilakukan melalui aplikasi Sistem Kearsipan Daerah (SIKEDA) dan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Dan nantinya tidak ada lagi arsip yang berserakan dan menumpuk tanpa didata dan ditata,” tambahnya.
Kabag Kearsipan dan Perpustakaan Setdako Pariaman, Nen Marni juga menyampaikan selain dalam rangka pembinaan dan penyelamatan arsip di lingkungan Pemko Pariaman juga mendukung smart city pada Sitem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
“Nantinya kami berharap semua OPD memahami dan bersiap diri untuk mengumpulkam data serta bisa menginputkannya ke aplikasi yang ada tahun depan,” katanya.
Ia juga menambahkan Mudah-mudahan dengan berbagi informasi dengan narasumber yang hadir dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bukittinggi yang diwakili Kasi Pembinaaan dan Otomasi Kearsipan, Elfia Zuriati kepada semua OPD yang hadir bisa bersama-sama melakukan SPBE, karena ini sangat dianjurkan untuk seluruh lingkungan pemerintahan berbasis elektronik.
“Dengan tiga aplikasi yang sudah ada dibidang kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bukittinggi yaitu Sistem Informasi Kearsipan Nasional Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN JKN), Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKEDA), dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD),” tandasnya mengakhiri (efa)
